Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie Mitarbeiterdaten effizient, sicher und gesetzeskonform verwalten? Die Personalakte ist das Herzstück jeder Personalabteilung, doch ihre Verwaltung wirft viele Fragen auf.
In einer Welt, die immer digitaler wird, stehen Sie vor der Herausforderung, traditionelle Prozesse zu modernisieren und rechtliche Fallstricke zu vermeiden.
Dieser Artikel ist Ihr praktischer Wegweiser. Sie erfahren alles über den korrekten Aufbau, die rechtssicheren Inhalte und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Tauchen Sie mit uns ein in die Welt der digitalen Personalakte und entdecken Sie, wie Sie Ihre HR-Prozesse für die Zukunft rüsten.
- Eine Personalakte sammelt alle wichtigen Dokumente und Informationen über das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters.
- Der Inhalt der Personalakte ist gesetzlich nicht exakt vorgeschrieben, muss aber direkt mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen.
- Die digitale Personalakte revolutioniert die HR-Arbeit durch Effizienz, Sicherheit und standortunabhängigen Zugriff.
- Es gelten strenge gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten und einzelne Personalunterlagen, oft zwischen drei und zehn Jahren.
- Die Einhaltung der DSGVO ist bei der Führung von physischen und elektronischen Personalakten von höchster Bedeutung.
Was ist eine Personalakte?
Die Personalakte ist eine Sammlung von Unterlagen, die Sie als Arbeitgeber über Ihre Mitarbeiter führen. Sie dokumentiert den gesamten Werdegang eines Angestellten in Ihrem Unternehmen, vom Bewerbungsprozess bis zum Austritt. Der Zweck der Personalakte ist es, alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort zu bündeln.
Früher war dies ein einfacher Ordner oder eine Personalmappe im Aktenschrank. Heute hat sich die elektronische Personalakte etabliert. Unabhängig von der Form ist das Führen von Personalakten eine wesentliche Aufgabe der Personalverwaltung. Sie dient als Grundlage für Personalentscheidungen, Beurteilungen und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Die korrekte Führung ist daher unerlässlich.
Der richtige Aufbau und Inhalt der Personalakte
Ein klarer Aufbau der Personalakte sorgt für Übersichtlichkeit und schnellen Zugriff. Ein logisches Ordnungssystem für Personalakten, beispielsweise mit einem Deckblatt und einem Inhaltsverzeichnis, ist die Basis. Die Struktur der Personalakte kann in verschiedene Bereiche gegliedert werden, um die Dokumente thematisch zuzuordnen.
Stellen Sie sich eine klare Ordnerstruktur vor, die persönliche Daten von vertraglichen und steuerlichen Unterlagen trennt. Diese Struktur ist besonders wichtig für die digitale Personalakte, um die Übersicht zu wahren.
Welche Dokumente gehören in die Personalakte?
Der Inhalt einer Personalakte ist nicht bis ins letzte Detail gesetzlich fixiert. Es gilt jedoch der Grundsatz der Erforderlichkeit. Nur Dokumente, die für die Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses relevant sind, dürfen enthalten sein.
Zu den typischen Unterlagen der Personalakte gehören:
- Persönliche Unterlagen: Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Kontaktdaten.
- Vertragliche Dokumente: Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, Nachweise über die berufliche Qualifikation.
- Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen: Lohnsteuerkarte, Sozialversicherungsnachweise, Krankenkassenmitgliedschaft.
- Entwicklungs- und Leistungsdaten: Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Beurteilungen, Weiterbildungszertifikate, Aktennotizen zur Leistung.
- Abwesenheitszeiten: Urlaubsanträge, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.
- Sonstiges: Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter, eventuelle Abmahnungen, das Kündigungsschreiben.
Was darf nicht in die Akte?
Nicht alles, was Sie über einen Mitarbeiter wissen, gehört in die Personalakte. Private Informationen wie politische Ansichten, Religionszugehörigkeit oder private Social-Media-Aktivitäten sind tabu. Auch sensible Gesundheitsdaten, die über die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hinausgehen, haben hier nichts zu suchen.
Eine Krankschreibung gehört hinein, die genaue Diagnose aber nicht.
Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Dies gilt auch für die Einführung einer digitalen Personalakte, weshalb eine Betriebsvereinbarung zur digitalen Personalakte oft notwendig ist.
Die digitale Personalakte: Der Schritt in die Zukunft
Die Digitalisierung von Personalakten ist mehr als nur ein Trend. Sie ist eine strategische Entscheidung für eine moderne und effiziente Personalverwaltung. Eine e-Personalakte oder digitale Mitarbeiterakte speichert alle Dokumente zentral und sicher in digitaler Form.
Anbieter wie DATEV, SAP, Haufe oder Sage bieten hierfür umfassende Softwarelösungen an. Die DATEV digitale Personalakte, oft in Verbindung mit Lohnabrechnungssystemen wie LODAS, ermöglicht einen nahtlosen Prozess. Die Einführung der elektronischen Personalakte ist ein Projekt, das sorgfältig geplant werden muss.
Vorteile der E-Personalakte
Die Vorteile liegen auf der Hand. Sie sparen Platz, da keine feuerfesten Schränke für Personalakten mehr nötig sind. Der Zugriff auf die Personalakte online ist von überall möglich, was besonders bei verteilten Teams oder im Homeoffice ein großer Pluspunkt ist. Prozesse werden beschleunigt und die Datensicherheit wird durch moderne Verschlüsselungstechnologien und Zugriffskonzepte erhöht.
Die Suche nach Dokumenten dauert nur noch Sekunden, nicht Minuten.
Die Einführung der digitalen Personalakte
Die Einführung einer digitalen Personalakte sollte schrittweise erfolgen. Ein Scandienstleister für Personalakten kann helfen, den Altbestand zu digitalisieren. Wichtig ist, eine klare digitale Personalakte Struktur oder Ordnerstruktur zu definieren.
Schritte zur erfolgreichen Implementierung:
- Analyse der bestehenden Prozesse und Anforderungen.
- Auswahl eines passenden Softwareanbieters (z. B. DATEV, SAP SuccessFactors, Personio).
- Erstellung einer Projektplanung und Einbeziehung des Betriebsrats.
- Digitalisierung des Papierarchivs und Überführung der Daten.
- Schulung der Mitarbeiter in der Personalabteilung.
Bei der Digitalisierung muss geklärt werden, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen. Nach dem Scanvorgang können die meisten Papierdokumente vernichtet werden, sofern die Verfahrensdokumentation den Anforderungen der GoBD entspricht und die Beweiskraft des Dokuments erhalten bleibt.
Aufbewahrungsfristen für Personalakten und Personalunterlagen
Ein zentrales Thema im Umgang mit Personalunterlagen sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten. Sie können nicht einfach alle Dokumente nach dem Austritt eines Mitarbeiters vernichten. Verschiedene Gesetze, wie das Handelsgesetzbuch (HGB) oder die Abgabenordnung (AO), schreiben unterschiedliche Fristen vor. Die Personalakte Aufbewahrungspflicht ist also keine pauschale Angelegenheit.
Die Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen variieren stark je nach Art des Dokuments. Eine pauschale Frist von 30 Jahren, wie manchmal angenommen, gilt nur in sehr speziellen Fällen, etwa bei der betrieblichen Altersvorsorge. Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Personalakten laut DSGVO ist ebenfalls entscheidend, da nach Zweckerfüllung Daten gelöscht werden müssen.
Welche Fristen müssen Sie beachten?
Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen.
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist | Rechtliche Grundlage |
|---|---|---|
| Lohnsteuerunterlagen (z.B. Lohnkonten) | 10 Jahre | § 41 EStG, § 147 AO |
| Sozialversicherungsnachweise | bis zur nächsten Prüfung durch die Rentenversicherung | § 28f Abs. 1 SGB IV |
| Arbeitsverträge und Kündigungen | 3 Jahre nach Vertragsende | § 195 BGB (Verjährungsfrist) |
| Zeugnisse von Bewerbern (bei Absage) | max. 6 Monate | AGG |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen | 3 Jahre | § 195 BGB |
| Buchungsbelege (z.B. Lohnabrechnungen) | 10 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge | 30 Jahre | § 18a BetrAVG |
Rechte und Pflichten im Umgang mit der Personalakte
Der Umgang mit der Personalakte ist klar geregelt. Als Arbeitgeber haben Sie die Pflicht, die Akte sorgfältig und vertraulich zu führen. Der Zugriff muss auf einen kleinen, autorisierten Personenkreis beschränkt sein. Die Datensicherheit, insbesondere bei der digitalen Personalakte nach DSGVO, muss jederzeit gewährleistet sein.
Mitarbeiter haben umfassende Rechte bezüglich ihrer Personalakte. Jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf Einsicht in seine vollständige Akte. Er darf sich Notizen machen oder Kopien anfertigen. Stellt ein Mitarbeiter fest, dass unrichtige Daten in seiner Akte enthalten sind, hat er einen Anspruch auf Berichtigung oder Entfernung.
Zusammenfassung
Die Personalakte ist weit mehr als nur eine administrative Notwendigkeit. Sie ist ein entscheidendes Instrument für eine professionelle und transparente Personalarbeit.
Der Wandel hin zur digitalen Personalakte bietet enorme Chancen zur Effizienzsteigerung und Modernisierung Ihrer HR-Abteilung. Wichtig ist dabei, den rechtlichen Rahmen, insbesondere den Inhalt der Personalakte, die Aufbewahrungsfristen und die Vorgaben der DSGVO, strikt einzuhalten.
Eine gut strukturierte und rechtssicher geführte Akte schafft Vertrauen und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Häufig gestellte Fragen
Wer darf alles in die Personalakte schauen?
Das Einsichtsrecht ist streng geregelt. Neben dem Mitarbeiter selbst haben in der Regel nur die direkte Führungskraft, die Personalabteilung und die Geschäftsführung Zugriff. Der Betriebsrat darf nur mit Zustimmung des jeweiligen Mitarbeiters Einsicht nehmen. Der Zugriff muss stets dem Grundsatz der Erforderlichkeit folgen.
Was kostet eine digitale Personalakte?
Die Kosten einer digitalen Personalakte variieren stark je nach Anbieter, Unternehmensgröße und Funktionsumfang. Es gibt Modelle mit Lizenzgebühren pro Mitarbeiter und Monat oder einmalige Einrichtungspakete. Kleinere Unternehmen können oft schon mit kostengünstigen Lösungen starten, während große Konzerne mit Anbietern wie SAP oder DATEV umfassendere Systeme implementieren.
Muss ich eine Personalakte in Papierform zusätzlich zur digitalen Akte aufbewahren?
Nein, in der Regel nicht. Wenn der Digitalisierungsprozess (das ersetzende Scannen) den rechtlichen Anforderungen, insbesondere der GoBD, entspricht, kann die physische Personalakte vernichtet werden. Bestimmte Dokumente mit besonderem Schriftformerfordernis, wie zum Beispiel ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot, sollten im Original aufbewahrt werden.
Was passiert mit der Personalakte nach dem Austritt eines Mitarbeiters?
Nach dem Austritt wird die Personalakte zur „passiven“ Akte. Sie darf nicht mehr für aktive Personalentscheidungen genutzt werden. Sie müssen die Akte jedoch gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen archivieren. Nach Ablauf dieser Fristen müssen alle Daten und Dokumente datenschutzkonform vernichtet oder gelöscht werden.
